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1.1. Comptabilité

• Service de la paie (incluant T-4 et remises);
• Comptes recevables incluant les avis aux copropriétaires;
• Encaissement;
• Comptes payables et émission de chèques;
• Rapport de gestion mensuel ou trimestriel : état des résultats, comparatif entre dépenses budgétées et dépenses réelles) sur demande;
• Gestion des fonds de prévoyance;
• Rapport financier annuel (non vérifié) : bilan, état des résultats, comptes payables, comptes recevables, état des comptes individuels, état du fonds de prévoyance, comparatif entre dépenses budgétées et dépenses réelles;

Notes :
Pour chaque immeuble les fonds sont déposés dans un compte bancaire personnalisé en fidéicommis (in trust) avec individualisation comptable des écritures. Chaque immeuble a bien entendu son propre chéquier, ses propres factures et son livret de dépôts;

1.2. Secrétariat

• Toute correspondance de même que les opérations de bureau en rapport avec les services requis ;
• La papeterie est aux frais du gestionnaire, sauf en ce qui concerne les documents applicables aux assemblées générales et aux envois en nombre (convocations, copies de soumissions, procès-verbaux), déclaration d’impôts et déclarations obligatoires auprès des autorités;

1.3. Administration générale

• Application des dispositions du code civil, de la déclaration de copropriété, des règlements et des directives du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires qui sont en vigueur ainsi que ceux qui seraient adoptés dans l'avenir;
• Communication du texte de tout amendement, règlement ou directive;
• Préparation et discussion de tous les nouveaux amendements, règlements ou directives qui, de l'avis de la compagnie de gestion devraient être adoptés afin d'améliorer la gestion de l'immeuble pour le bien-être général des résidants;
• Préparation et maintien à jour de la liste des copropriétaires, des locataires et des créanciers hypothécaires avec leurs coordonnées;
• Tenue de l'assemblée générale annuelle hors des heures normales de bureau, tenue de réunions avec les administrateurs ou représentant du ou des propriétaires ;
• Supervision des concierges ou surintendants, employés selon les exigences du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires;

1.4. Services techniques

• Voir aux réparations courantes;
• Achats courants;
• Supervision avec le Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires des devis de contrats de service courants. Demande de soumissions;
• Surveillance des termes des contrats de service;
• Visite de l'immeuble;

1.5. Communications

• Réponse aux demandes d'information ainsi qu'aux plaintes des résidants;
• Diffusion des communiqués du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires de la compagnie de gestion qui relèvent de gestion normale;
• Contacts fréquents avec les administrateurs ou représentant du ou des propriétaires pour une bonne communication et mener à bien la gestion telle que désirée.

1.6. Urgences

• Un service d'appel fait le relais après la fermeture des bureaux et dispose des numéros de téléphones personnels de nos cadres. L'un d'entre nous peut en quelques minutes intervenir en cas d'urgence.

2.1. Gestion matérielle

2.1.1. Sollicitation, négociation et conclusion, le cas échéant, selon l'autorisation du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires, de tout contrat pour les travaux, les assurances, les services ou l'achat de matériaux requis pour la gestion, la conservation et l'entretien de l'immeuble;

2.1.2. Application des dispositions du code civil, de la déclaration de copropriété, des droits réels grevant l'immeuble, des règlements et des directives du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires qui sont en vigueur ainsi que ceux qui seraient adoptés dans l'avenir;

2.1.3. Communication dans les plus brefs délais du texte de tout amendement, règlement ou directive;

2.1.4. Recommandation, si nécessaire, au Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires, de tous nouveaux amendements, règlements ou directives qui, de l'avis de la compagnie de gestion, devraient être adoptés afin d'améliorer la gestion de l'immeuble pour le bien être général;

2.1.5. Préparation et maintien à jour des registres conformément à la Loi;

2.1.6. Engagement, sur autorisation du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires, de tous les professionnels, entrepreneurs, sous-traitants, ouvriers, et en général toutes les personnes et entreprises dont les services sont requis pour la gestion et l'entretien de l'immeuble, de ses équipements et accessoires;

2.1.7. Engagement du personnel nécessaire, sur autorisation du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires pour exécuter les tâches requises, le congédier et le remplacer s'il y a lieu, maintien du registre des salaires. Les frais, salaires et autres sommes versées relativement à tel personnel étant à la charge de l'immeuble;

2.1.8. Faire entretenir l'immeuble, faire effectuer les réparations nécessaires, veiller à son approvisionnement en électricité, eau et autres services, et à ces fins, recourir aux employés de l'immeuble ou à des entrepreneurs, selon ce qui sera le plus avantageux pour exploiter efficacement et économiquement l'immeuble, ses équipements et accessoires ainsi que pour les entretenir et les réparer afin qu'ils soient en tout temps, conformes aux règles de l'art et à la réglementation applicable, provinciale, fédérale, municipale ou autre ; les devoirs auxquels il est référé ci-dessus comprennent notamment l'enlèvement de la neige et de la glace, le paysagement et l'entretien du terrain, l'entretien et le maintien en bon état de fonctionnement des circuits électriques et des luminaires, la surveillance et le nettoyage des aires communes, la peinture extérieure et celle dans les aires communes, l'entretien et la réparation des équipements de chauffage, de ventilation ou tout autre équipement qui est de la responsabilité de l’immeuble, ainsi que le maintien de tous autres services nécessaires pour que tous les éléments de l'immeuble soient en permanence dans un état propre, soigné et fonctionnel;

2.1.9. Acheter, sur autorisation du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires, tel équipements, outils, appareils, matériaux et fournitures nécessaires au bon fonctionnement et à l'entretien de l'immeuble;

2.1.10. Vérification que les contrats et les ententes avec les fournisseurs et les prestataires de services sont exécutés selon les directives du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires;

2.1.11. Au besoin, présence sur place à l'occasion des contrats octroyés ou ententes conclues, afin d'expliquer aux fournisseurs ou prestataires de services les besoins et attentes spécifiques à leur contrat ou entente;

2.2. Responsabilités financières

2.2.1. Tenue de la comptabilité appropriée à l'immeuble;

2.2.2. Conservation et maintien à jour des livres et registres appropriés relatifs à toutes les transactions financières concernant la gestion de l'immeuble; établissement d'un rapport de gestion mensuel ou trimestriel : état des résultats, comparatif entre dépenses budgétées et dépenses réelles, tableau des comptes recevables en souffrance ; ces documents seront disponibles pour examen par le Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires et les vérificateurs ou autres représentants autorisés pendant les heures d'affaires;

2.2.3. Préparation et soumission au Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires avant l'assemblée générale annuelle, un budget de gestion de l'immeuble préparé à partir d'estimations raisonnables des revenus, dépenses, frais et réparations anticipés de l'exercice en cours;

2.2.4. Perception et réception de toutes sommes dues, préparation et envoi des chèques nécessaires pour le paiement de toutes les dépenses;

2.2.5. Avis, dans les plus brefs délais au Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires de tout manquement dans les sommes dues et recommandation des procédures de recouvrement, le cas échéant (les recommandations seront données par un avocat mandaté par Propri-Gestion et ne seront pas facturées au syndicat);

2.2.6. Préparation, sur demande écrite du résidant relativement à une unité d'habitation d’un état de compte des sommes dues et des intérêts courus;

2.2.7. Acquittement, à même les sommes perçues, des taxes, frais courants, paiement de capital et les intérêts sur les créances grevant l'immeuble et\ou l'équipement, les frais d'entretien, les salaires des employés, les comptes de services publics, ainsi que toutes les autres sommes dues relativement à l'administration de l'immeuble;

2.3. Assurances

2.3.1. Soumission de propositions d'assurances pour la couverture définie par le Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires;

2.3.2. Acquittement des primes d'assurances conformément aux règlements et pour les couvertures décidées par le Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires;

2.3.3. Traitement des réclamations d'assurances; enregistrement des avis de réclamation sans toutefois procéder aux expertises en cas de sinistres, sauf à la demande formelle du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires et aux frais de l’immeuble;

2.4. Réunions et communications

2.4.1. De façon générale, hors des heures de bureau habituelles, assister aux réunions du Conseil d’administration, selon l’entente contractuelle, en plus d'une assemblée générale annuelle;

2.4.2. A la demande du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires, fixation des dates et organisation des réunions annuelles, générales ou spéciales et livraison de tous les avis et les informations requises pour la tenue de telles réunions, remise de la documentation pertinente aux participants à telles réunions;

2.4.3. A la demande du Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires, présence aux réunions de celui-ci et à l'assemblée générale annuelle;

2.4.4. Préparation de tous les communiqués, la correspondance, les avis et tous autres documents relatifs à l’immeuble et distribution aux personnes désignées suite à l'approbation et de la manière établie par le Conseil d’administration ou représentant du ou des propriétaires;